La constitution d’un dossier et son suivi sont de la responsabilité du skipper quelque soit l’activité concernée : croisière, sortie sportive, sortie à thèmes ou formations. Ce dernier étant à jour de son adhésion au club et de sa licence FFV.
Dans un premier temps le skipper prends contact avec un loueur afin de poser une option pour la réservation d’un bateau. Il informe ensuite la ou les personnes du bureau en charge de la gestion des dossiers d’activités. Ce sont eux qui pourront vérifier si le budget actuel du club permet ou non la réalisation cette activité et qui confirment auprès du loueur la réservation.
Les contrats de location sont systématiquement envoyés par le loueur au responsable du club. Le contrat doit être au nom du CCE37, complété éventuellement par le nom du skipper concerné.
La prise en charge de la CMCAS se limite à la location du bateau. Les options au contrat suivantes ne sont pas prévues :
- forfait nettoyage
- convoyage
- voiles supplémentaires
Dans le cadre de la voile sportive, les frais d’inscriptions à une épreuve sont pris en compte dans le calcul de participation CMCAS.
Le skipper doit ensuite compléter et transmettre dans un délai raisonnable l’ensemble du dossier qui comprend :
- La fiche de calcul de participation CMCAS
- La liste d’équipage et le bilan financier
