Règlement du Challenge

1 Comité organisateur

1.1 Constitution

Le comité d’organisation de course est composé d’au minimum deux équipages complémentaires, dont un de la CMCAS de Tours, désignés par le précédent comité de course, et n’ayant pas organisé lors des 5 dernières éditions. Le correspondant rend compte au bureau périodiquement lors des différentes réunions

Le bureau du CCE37, au travers du correspondant du club, valide ces choix.

Les deux équipages doivent être suffisamment nombreux pour assumer toutes les tâches liées à une organisation bénévole de cette envergure. Ils doivent en outre présenter une expérience significative en voile et régate, et présenter un potentiel d’ouverture vers les sponsors.

Pour désigner les futurs organisateurs, le comité d’organisation doit donner les critères de choix avant le challenge.

Les membres du comité d’organisation sont des bénévoles et ne doivent pas en tirer des profits quels qu’ils soient. En particulier pour le sponsoring, Ils s’engagent à démarcher les sponsors que pour le challenge. Un sponsor du challenge ne peut être démarché, par un membre du comité d’organisation, pour une autre activité (au club ou hors du club).

1.2 Fonctions

Organiser le challenge dans le respect de l’état d’esprit du CCE37, tant dans les relations avec nos sponsors que dans la gestion du budget, les principales tâches sont :

  • Choisir le plan d’eau et les différents ports éventuellement,
  • Etre en relation avec les loueurs (averti le bureau du CCE 37 en cas de location chez un nouveau loueur pour le club),
  • Prévoir les différentes manches et les festivités de chaque soir,
  • Transmettre les différentes informations aux skippeurs,
  • Organiser le tirage au sort,
  • Suivre le Budget,
  • Organiser la recherche de sponsor,
  • Vérifier que tous les skippers sont titulaires d’une licence en cours avec un certificat médical,
  • Gérer les convoyages le cas échéant.

Etablir les instructions de course, les principales actions sont :

  • Déterminer les parcours en tenant compte des risques et dangers environnants.
  • Fournir les instructions de courses à chaque skipper.
  • Recevoir et arbitrer les réclamations, le cas échéant.
  • Coordonner les procédures de départ
  • Calculer et appliquer les corrections de temps et les pénalités
  • Établir les différents classements d’étape et classement général
  • Déclencher les éventuelles réductions de parcours
  • Décider des modifications de programmes ou d’horaire en cas de force majeure, en fonction des informations qu’il a en sa possession.

Autres points

En aucun cas la responsabilité du comité du challenge est engagée sur le potentiel des bateaux et des équipages. Les skippers sont seuls juges pour savoir s’ils sont aptes à prendre le départ ou non.

La responsabilité du skipper reste engagée en cas d’avarie. Le comité d’organisation, le CCE37 et la CMCAS ne sont pas impliqué dans le règlement de l’avarie. Un conseil des sages du club sera réuni, par le comité d’organisation, pour valider le rapport de mer.

Les membres du comité ne participent pas à la course (sauf cas particulier et validé en Conseil d’Administration)

Le comité veille à l’intégrité des bateaux et il s’assure qu’aucun élément qui constitue le voilier  n’est débarqué (y compris les vêtements de l’équipage)

1.3 Généralités

Le bureau du CCE37 est, au travers de son représentant, le décideur en cas de litige ou de décision jugée inopportune et se réserve le droit de refuser la participation d’un équipage.

Les skippers organisateurs de l’année précédente transmettront au plus tôt les clés du club au bureau du CCE37.

L’organisation du challenge peut, à tout moment, demander sa participation à une réunion du bureau du CCE37et vice versa.

Les skippers organisateurs doivent être capables de manœuvrer les bateaux comité (monocoque, catamaran ou bateau moteur). Pour le catamaran, ils seront déclarés aptes par le bureau du CCE37 sur leur expérience ou par le suivi de la formation du club. (La participation financière à la formation catamaran est à la charge du skipper).

2 Trésorerie

2.1 Généralités

La feuille de calcul « budget », fourni par le bureau, doit être utilisé dans son état.

Le budget est monté par l’organisation, dans le cadre budgétaire fixé par le bureau, il est contrôlé par le correspondant et par le trésorier du club.

Ce tableau pourra être modifié si besoin, après approbation du Bureau.

Trois activités peuvent servir, dans cet ordre, de « fusibles » en cas de manque de trésorerie.

  • Le cadeau
  • La sortie post challenge
  • La soirée

2.2 Dépenses

Prévoir impérativement :

  • 2500,00 €  pour la sortie « Naviguer autrement » (accompagnement de personnes handicapées sur l’eau),
  • 2000 €, minimum,  pour l’organisation du tirage au sort du challenge N + 1.

Chaque dépense doit être justifiée par une facture à l’ordre du CCE37 CHALLENGE et sera acquittée, sur présentation de la facture, par le trésorier du club.

2.3 Recettes

La modification de la participation financière au challenge est soumise à approbation du bureau du CCE37.

Les équipages organisateurs doivent s’acquitter de leur participation au challenge, ainsi que l’adhésion au club.

En cas de déficit budgétaire, le trésorier du club pourra demander aux équipages du challenge une participation complémentaire.

Le comité d’organisation reçoit une provision de 2000 €, minimum  pour l’organisation du tirage au sort du challenge.

2.4 Remboursement de participation

Aucun remboursement ne sera effectué à moins de 1 mois du challenge sauf sur présentation d’un justificatif, en cas d’hospitalisation de l’intéressé, de décès familial, de refus de congé de l’employeur et de catastrophes naturelles.

2.5 Ordre des chèques

à l’ordre du CCE37: licence, adhésion

à l’ordre du CCE37 CHALLENGE : Soirée tirage au sort, participation au challenge,  repas supplémentaires de la soirée de gala.

2.6 Nombre de chèques

Pour l’inscription du bateau au challenge, le skippeur fourni uniquement trois chèques :

Un chèque pour l’inscription de l’équipage au challenge,

Un chèque pour le règlement des adhésions au Club,

Un chèque pour s’acquitter de sa licence (uniquement la sienne).

3 Correspondance CCE37 / CMCAS

3.1 Courrier

Une photocopie de tous les courriers devra être archivée au club du CCE37 dans un dossier challenge pour consultation par le bureau si besoin.

3.2 Remises de chèques

Les chèques de l’inscription des équipages au challenge doivent être remis au trésorier du club accompagnés d’une feuille de remise de chèque.

Les chèques nécessaires à l’inscription au club avec toutes les fiches d’inscription et les chèques de la licence des skippeurs devront être remis au secrétaire du club.

Une copie de ces documents sera archivée au club du CCE37 dans le dossier challenge pour consultation par le bureau si besoin.

La trame vierge type de remise de chèques devra être utilisée.

3.3 Article CMCAS Info.

Le comité d’organisation devra rédiger deux articles qui sont :

Un article d’information sur le challenge, à envoyer à la CMCAS Tours Blois en même temps que les dossiers d’inscription adressés aux skippeurs,

Un article sur le déroulement du challenge, mentionnant, les  points fors, les résultats ainsi que les futurs organisateurs, une photo accompagnera cette article. Cet article est à adresser à la CMCAS Tours Blois dès que le Challenge est terminé.

4 Instructions de course

Les instructions de course seront données à chaque skipper au plus tard la veille du premier départ. Des amendements peuvent être donnés à l’occasion des briefings.

5 Constitution des équipages

Les équipages sont constitués de :

  • 1 skipper reconnu par la commission skippeur du CCE 37.
  • 1 équipière au minimum.
  • 1 nombre d’équipier compatible avec
  • les caractéristiques du bateau,
  • l’amortissement de la location du bateau,
  • le nombre de couchage et la sécurité des équipiers pendant la navigation.

L’équipage ne devra pas excéder 8 personnes sauf dérogation.

Tous les membres d’équipage doivent être majeurs.

Tout équipage ne respectant pas les conditions ci-dessus ne pourra être inscrit au challenge

Si un équipage, complet (5 ou 7 équipiers) et qui est constitué d’au moins 60% d’équipiers de la CMCAS Tours Blois et n’as pas de skippeur, le comité d’organisation met en œuvre le recherche d’un skippeur.

Le comité se réserve le droit de placer un sponsor en équipier sur un bateau ou il y aurait de la place.

Si un équipage contient plusieurs skippers reconnus par le club, il peut être fait appel à l’un d’entre eux pour skipper un équipage dépourvu de skipper.

Pour information :

Pour les skippers occasionnels venant de l’extérieur, un CV nautique est à fournir au CCE37.

Ce CV est validé par la commission skipper du CCE37. Cette validation n’est valable que pour ce challenge. En cas de doute sur le niveau requis, deux solutions sont envisagées :

1) Le bateau n’est pas engagé pour le challenge avec ce skipper

2) Une personne en doublure, reconnue par le club, est mise à disposition pendant le challenge. (Sous réserve de disponibilité)

6 Communication par VHF

Chaque skipper utilisant la VHF doit être titulaire du Certificat Restreint de Radiotéléphonie.

7 Remise des prix

Le classement est réalisé d’après le logiciel de la Fédération Française de Voile « Freg ».

A l’issue de la dernière manche, la somme des points obtenus dans toutes les manches définit le classement général du challenge.

Un équipage qui ne rempli pas les conditions du chapitre 5 est non class é (NC) mais reste éligible pour l’organisation du challenge N + 1.

Le comité se réserve le droit de récompenser un ou plusieurs équipages qui se distinguent pendant la durée du challenge.

Le trophée du CCE37 récompense l’équipage arrivé premier du classement général.

Le trophée « Jaune » est remis aux organisateurs.

Le « cul du bateau » est remis à l’équipage arrivant dernier du challenge.

Le trophée du CCE37, le trophée « Jaune »  et le « cul du bateau » sont remis en jeu tous les ans.

8 Matériel du club emprunté par le comité d’organisation

Tout le matériel emprunté au club devra être rendu au plus tôt en bon état (ou réparé), rincé à l’eau douce pour les cagnards, cirés, bouées de régate et mouillages.

Le coût de réparation ou de remplacement en cas de perte sera imputé sur le budget du challenge.

9 Sortie Post-Challenge

La sortie post-challenge devra être effectuée au cours de la même année, avec le même loueur, d’une durée de 2 jours et d’un budget n’excédant pas la location de 2 catamarans de taille adaptée aux équipages.

Toute personne s’intégrant à la sortie post challenge et n’ayant pas organisé, devra s’acquitter de son inscription au club et de sa part relative à la location du bateau, suivant les barèmes du CCE37.

10 Présence des sponsors

Le sponsor qui ne peut pas être présent lors du challenge alors qu’il bénéficie d’une place gratuite peut désigner un représentant s’il en a la possibilité.

11 Restitution des bateaux

Les bateaux doivent être rendus PROPRES et le  PLEIN en CARBURANT FAIT.

Toutes anomalies et petits bobos occasionnés lors du challenge seront déclarés au comité d’organisation et au loueur au retour des bateaux. Les facturations seront à la charge des équipages suivant le rapport de mer et la validation du conseil des sages du club.